Cómo planificar ejercicios que aseguren una verdadera preparación #BusinessContinuity

Rob Burton y Tom Chiginsk escribieron un artículo acerca de la necesidad de un programa estratégico de pruebas y ejercicios para poder asegurar un nivel de resiliencia acorde con el negocio y su sostenibilidad. A continuación comparto algunas de las ideas que permiten perfilar dicho programa:

• La premisa fundamental es que los planes a ser probados estén debidamente actualizados —sin pretender que estos lleguen a estar "perfectos"—. Entonces, el primer paso para definir el programa estratégico de pruebas y ejercicios es establecer una lista de objetivos claros, que contemplen el valor que se obtendrá tanto de los diferentes tipos de ejercicios individualmente, así como de todo el programa de pruebas. 

• En segundo lugar, se deberán seleccionar los escenarios a probar, que sean realistas y que tomen en cuenta la cultura organizacional, la ubicación y ámbito geográfico de la empresa, el funcionamiento interno, las relaciones jerárquicas, la cadena de valor, así como el personal clave de los procesos definidos como críticos.

• En tercer lugar, los especialistas indican que el tipo o formato de los ejercicios será decisivo para el logro de los aprendizajes que se persiguen. Hay tres formatos tradicionales: pruebas de escritorio (tabletop), pruebas operativas (functional) y pruebas integrales (full); adicionalmente, existe la modalidad de pruebas "virtuales", que permite involucrar a equipos de trabajo geográficamente dispersos —tal como ocurriría en un caso real—, razón por la cual cada vez más compañías globales están incorporante este tipo de pruebas en sus programas.

• Otro aspecto importante es la selección de los participantes, tanto para los aspectos estratégicos, tácticos y operativos del programa de pruebas. Es clave que la alta dirección transmita y comunique entusiasmo y soporte al programa, con el fin de que gane aceptación en los empleados más rápidamente. Se debe incluir a cuantos empleados sea posible, buscando el mix adecuado: departamento por departamento, o a través de equipos interdisciplinarios. Las áreas críticas que siempre deben participar son Operaciones, Comunicaciones, la alta dirección, Ventas Estratégicas, la Cadena de Suministro, y Tecnología.

• La frecuencia y el tipo o formato de las pruebas deberá responder a los objetivos definidos. La verdad es que una sola prueba anual aportará poco valor; sin embargo, el otro extremo —realizar pruebas integrales todos los meses, por ejemplo— resultará ineficiente en términos de costo-beneficio. Al menos se debería ejecutar un tipo o formato de pruebas por año para cada uno de los planes de continuidad. Aquello que más ejercitemos es en donde ganaremos más experiencia y mejores resultados.

Fuente:
Burton, R. & Chiginsky. T. (2012, noviembre). Effective Preparedness through Strategic Exercise Programs. Disaster Recovery Journal (DRJ). Recuperado de http://www.drj.com/articles/online-exclusive/effective-preparedness-through-strategic-exercise-programs.html