El Huracán Joaquín y la importancia de que las pymes cuenten con planes de #BusinessContinuity #DisasterRecovery

El artículo de Constance Gustke para New York Times enfatiza en la necesidad de preparación ante desastres por parte de las pequeñas empresas, ante eventos como huracanes o incendios forestales que ocurren con cierta frecuencia en los Estados Unidos.

Por lo general las pequeñas empresas operan en un solo sitio, lo que las hace especialmente vulnerables. Sus dueños asumen muchos roles (administrativos y/o operativos) y suelen estar más centrados en la generación de ingresos que en la anticipación ante próximos desastres. También existe la creencia de que estos planes son demasiado costosos y que requieren mucho tiempo. Sin embargo, perder una semana de ingresos puede provocar no poder pagar deudas o las nóminas de los empleados. Incluso contando con la cobertura de seguro para reemplazar la pérdida de ingresos (cobertura de lucro cesante), no se puede sustituir a los clientes o restituir su confianza. Incluso algunas grandes compañías están requiriendo que las empresas pequeñas tengan un plan de continuidad antes de trabajar con ellas.

Es por ello que la mejor forma de protección es desarrollar un plan de continuidad que describa las respuestas a diferentes situaciones de desastre, y que esté dirigido a los mayores riesgos del negocio y las funciones críticas que mantienen el flujo de ingresos.

En el artículo se mencionan algunos tips para el desarrollo de planes para las pequeñas empresas:

• Para el análisis de las funciones críticas del negocio, se puede preguntar a cada departamento: Si el negocio se tiene que cerrar por una semana o dos, ¿qué problemas tendrías que enfrentar? ¿Qué es lo que hay que hacer primero?
• Luego, hay que centrarse en los riesgos que podrían traer abajo el negocio; estos podrían ser: daños en el inventario, datos perdidos o clientes iracundos.
• Establezca e implemente estrategias para asegurar las partes cruciales del negocio, por ejemplo:
• las fábricas o manufacturas podrían pensar en proveedores alternativos;
• el inventario de la empresa se podría colocar en más de un lugar; 
• los clientes podrían ponerse en contacto a través de mensajes de texto, Facebook o correo electrónico;
• los empleados podrían estar mejor conectados mediante el uso de listas de distribución (o grupos de correos) compiladas previamente;
• los datos pueden estar protegidos mediante el almacenamiento en la nube, en lugar de en un servidor de la oficina. 
• se puede contar con registros vitales digitalizados; 
• en algunos casos, las estructuras de las instalaciones (físicas) tendrían que ser reforzadas;
• también se podría pensar en la reubicación temporal de una oficina, tal vez usando salas de conferencias o espacios vacíos de una escuela o iglesia local;
• las empresas también podrían pensar en el seguro de lucro cesante o business interruption.
• El plan debe ser probado (periódicamente). Las pequeñas empresas podrían utilizar métodos como checklists (listas de verificación), o incluso ejecutar una prueba de mesa o de escritorio (tabletop exercises).
• El plan debe ser actualizado cada año, incluyendo la lista de contactos. 
• El plan debe estar escrito y almacenado en la nube —como un documento de Google, por ejemplo—, para que pueda ser recuperado desde cualquier lugar. ¡El plan no tiene que ser un tomo de 50 páginas!
• Una vez finalizado el plan, este debe ser examinado por un abogado, por un contador y, especialmente, por una compañía de seguros, a fin de identificar cualquier vacío que deba completarse. 

Fuente:
Gustke, C. (2015, octubre). Hurricane Joaquin Highlights the Importance of Plans to Keep Operating. New York Times. Recuperado de http://www.nytimes.com/2015/10/08/business/smallbusiness/hurricane-joaquin-highlights-the-importance-of-plans-to-keep-operating.html