¿Qué es la regla 3-3-30 en la notificación ante emergencias? #EmergencyPlanning #IncidentManagement #BusinessContinuity

Ante la ocurrencia de cualquier evento inesperado de interrupción —ya sea una emergencia, violación de seguridad, desastre natural, etc.— una de las necesidades que se generan rápidamente es la de notificar o comunicar a distintos receptores (partes interesadas) acerca del evento acaecido y las acciones a tomar; comunicarse de manera clara en durante los primeros minutos u horas de una crisis es vital para prevenir el caos y la confusión..

El mensaje que se envía representa a la organización, pero factores como el estrés, las emociones y las reacciones durante una crisis aumenta la complejidad de crear los mensajes más adecuados. Las mejores prácticas recomiendan diseñar y crear, por adelantado, un mapa de mensajes para escenarios de crisis específicos, con el objetivo de eliminar las conjeturas y errores frecuentes en la comunicación improvisada, y asegurar así la claridad del mensaje y su comprensión.

Cuando las personas se encuentran en situaciones de estrés, presentan dificultad para oír, entender y recordar información. De hecho, cuando ocurre un desastre, una persona promedio experimenta una reducción del 80% en su capacidad para procesar información. Los mapas de mensajes se crean con antelación comprimiendo la información en frases cortas, concisas y fáciles de entender. De esta manera, los mensajes serán específicos y adecuados a cada situación, además dará tiempo para observar y analizar cómo las audiencias interpretan y responden a estos mensajes. Constituyen una forma eficaz de informar, contener rumores y desinformación, y tranquilizar a los afectados con información sobre la capacidad de la organización para conducirse durante el incidente.

Los estudios muestran que la mejor forma de conseguir la atención del público se produce dentro de los primeros nueve segundos de una transmisión visual o de audio, o las primeras 30 palabras de un material escrito. La "regla 03/03/30", desarrollada por el experto en comunicación organizacional Dr. Robert C. Chandler, determina que los mensajes deben contener tres frases cortas que conllevan un máximo de tres mensajes clave 30 palabras o menos.